Comment choisir votre cahier de laboratoire électronique (ELN) ?

Devenus incontournables pour la recherche et l’innovation, les cahiers de laboratoire électroniques (ELN) optimisent la gestion des données et des processus de recherche. Face aux enjeux de productivité, de gouvernance des données ou encore de qualité auxquels sont confrontés les laboratoires, le choix de la solution la plus adaptée est stratégique. Cet article vous éclaire sur les défis liés à l’adoption d’un ELN et sur la démarche à suivre pour sélectionner et mettre œuvre votre solution idéale.

Cahier de laboratoire électronique : le logiciel au service de la recherche et de l’innovation

Définition et origine de l’ELN

A l’origine, un cahier de laboratoire électronique est un logiciel qui permet d’enregistrer, de gérer et de partager les données et les résultats des expériences scientifiques. Il remplace le cahier de laboratoire papier traditionnel, qui présente des limites en termes d’accessibilité, de sécurité, de traçabilité et de collaboration.

Les premiers Electronic Lab Notebook (ELN) remontent aux années 1980, avec le développement de systèmes informatiques dédiés aux acteurs de la recherche en chimie et en biologie, afin de faciliter la documentation. Ils ont ensuite évolué en proposant de nouvelles fonctionnalités pour s’adapter à différents domaines, aux enjeux de la R&D ainsi qu’aux exigences réglementaires en matière de qualité et de sécurité des données.

Enjeux et défis autour de la gestion des données de recherche

La gestion des données de recherche est un enjeu majeur pour les laboratoires, qui doivent faire face à une augmentation exponentielle du volume et de la complexité des données générées lors des expériences. Bien qu’elles constituent une ressource précieuse pour l’innovation, les données expérimentales représentent également un risque si elles ne sont pas correctement stockées, protégées, analysées et partagées. Une bonne gestion des données de recherche implique donc de :

• Garantir la sécurité et la confidentialité des données, en respectant les normes éthiques et juridiques, et en prévenant les pertes, les vols ou les falsifications.
• Assurer la fiabilité et la reproductibilité des expériences, en documentant de manière exhaustive les méthodes, les paramètres, les observations et les conclusions.
• Optimiser la productivité et l’efficacité des processus de recherche, en réduisant le temps consacré aux tâches administratives, en automatisant certaines opérations et en facilitant l’accès aux informations.
• Favoriser la collaboration et la communication entre les chercheurs, au sein du laboratoire ou avec des partenaires externes, en partageant les données et les connaissances, tout en favorisant l’interdisciplinarité.
• Valoriser les résultats et les innovations issus des recherches, en facilitant leur exploitation et leur diffusion.

Secteurs d’activité et domaines d’application

Les cahiers de laboratoire électroniques sont utilisés dans divers secteurs d’activité et domaines d’applications, qui présentent chacun des caractéristiques et des besoins spécifiques. Parmi les principaux secteurs d’activité qui les utilisent, on peut citer :

• Le secteur pharmaceutique et biotechnologique, qui doit respecter des normes strictes en matière de qualité (GxP) et de sécurité (protection des données personnelles, respect du consentement, etc.) des données. Les cahiers de laboratoire électroniques permettent aux chercheurs de documenter leurs expériences conformément à ces normes, d’assurer la traçabilité des données tout au long du cycle de vie du médicament ou du produit biologique, et de faciliter les audits internes ou externes.
• Le secteur chimique, qui doit gérer une grande diversité de données (structures moléculaires, propriétés physico-chimiques, réactions chimiques, etc.) et faire face à des contraintes environnementales (ex. réglementation REACH) et économiques (ex. concurrence internationale). Les ELN permettent aux chercheurs de stocker et d’organiser leurs données chimiques dans une base unique, d’accéder facilement aux informations sur les produits ou les équipements utilisés, et d’optimiser la synthèse et le design de nouvelles molécules.
• Le secteur agroalimentaire, qui doit répondre aux attentes des consommateurs en matière de qualité, de sécurité et de traçabilité des aliments, et qui doit innover pour développer de nouveaux produits ou procédés. Ces logiciels permettent aux chercheurs de documenter leurs expériences en respectant les normes sanitaires et les réglementations en vigueur, d’assurer la traçabilité des ingrédients, des additifs ou des arômes utilisés, et de favoriser la collaboration entre les différents acteurs de la chaîne alimentaire.
• Le secteur des matériaux, qui doit concevoir et caractériser des matériaux innovants et performants pour des applications variées (aéronautique, énergie, santé, etc.). Ce secteur doit respecter des normes strictes de qualité (normes ISO, ASTM, etc.) et de sécurité (réglementation ATEX, REACH, etc.) des matériaux et des procédés. Les cahiers de laboratoire électroniques permettent aux chercheurs de documenter leurs expériences en respectant ces normes, d’assurer la traçabilité des matériaux et des procédés utilisés, et de faciliter la collaboration entre les différents acteurs du secteur (industriels, académiques, organismes de certification, etc.).
• Le secteur académique, qui doit produire et diffuser des connaissances scientifiques, faire face à une concurrence accrue pour l’obtention de financements ou de publications. Le cahier de laboratoire numérique (électronique) permet aux chercheurs de gérer leurs données de manière structurée et normalisée, d’accroître la visibilité et l’impact de leurs travaux, tout en facilitant le partage et la réutilisation des données au sein de la communauté scientifique.

Des fonctionnalités dédiées à vos projets R&D et à vos données de laboratoire

Les ELN proposent un large éventail de fonctionnalités adaptées aux différents besoins des laboratoires, permettant aux chercheurs de gérer efficacement leurs projets R&D et leurs données. Parmi les principales fonctionnalités, on peut citer :

Suivi des expériences

Pour créer, modifier et consulter des fiches d’expériences, contenant toutes les données expérimentales : hypothèses, objectifs, méthodes, produits, résultats, conclusions, etc. Ces fiches sont organisées dans une structure hiérarchique, qui facilite la navigation et la recherche. Les ELN offrent également la possibilité d’ajouter des éléments multimédias aux fiches d’expériences, tels que des images, des vidéos, des graphiques ou des fichiers externes. Ils assurent également la traçabilité des expériences, en enregistrant les dates, les auteurs et les modifications apportées aux fiches.

Gestion des produits et des équipements

Les cahiers de laboratoire électroniques permettent de gérer l’ensemble des produits et des équipements utilisés dans les expériences, en les répertoriant dans un inventaire. Ils facilitent la saisie et la consultation des caractéristiques des produits et des équipements, tels que leur nom, référence, origine, quantité, date d’expiration, etc. La gestion des stocks et la distribution des produits et des équipements sont aussi simplifiées, grâce à l’utilisation de codes-barres ou de QR codes pour faciliter leur identification et leur traçabilité.

Gestion des ressources

En plus des ressources matérielles, les ELN (logiciel de cahier de laboratoire) permettent de gérer efficacement les ressources humaines et financières du laboratoire, en répartissant les tâches et les budgets entre les différents acteurs d’un projet R&D. Pour chaque projet, il est possible de définir et de suivre à la fois les objectifs, les échéances, les responsabilités, mais aussi les indicateurs de performance. Des feuilles de temps peuvent aussi être disponibles pour suivre précisément les temps passés par chaque collaborateur.

Tableaux de bord

Pour faciliter le pilotage de l’activité, les cahiers de laboratoire proposent des tableaux de bord personnalisés. Ces derniers permettent de suivre en temps réels les indicateurs clés comme le nombre d’expériences en cours, l’utilisation des ressources ou encore les résultats des expériences. Personnalisables, ces rapports facilitent la visualisation et l’analyse des données pour en extraire les informations pertinentes. Ces rapports peuvent être exportés ou imprimés pour faciliter leur diffusion.

Optimisation des processus R&D pour accélérer vos découvertes

L’ELN présente de nombreux atouts pour les laboratoires, permettant de renforcer :

La collaboration

L’ELN (le cahier de laboratoire électronique) favorise la collaboration entre les chercheurs, au sein même du laboratoire mais aussi avec les partenaires externes. Lors des différents projets, il facilite le partage d’informations et le travail d’équipe avec une gestion des droits de visualisation ou de modification de chaque utilisateur pour garantir la sécurité et l’intégrité des données. Cet outil améliore grandement la communication et la coordination entre les équipes.

La productivité

La mise en place d’un ELN (cahier de laboratoire électronique) renforce significativement la productivité et l’efficacité au sein du laboratoire. Il simplifie et automatise la saisie, notamment avec l’utilisation de modèles, mais aussi le stockage et la recherche des données. Les logiciels ELN peuvent également s’intégrer au système d’information et s’interfacer avec d’autres applications ou équipements du laboratoire, tels que des systèmes de gestion de l’information (LIMS) ou des instruments de mesure.

La sécurité

Un cahier de laboratoire électronique assure la sécurité et la confidentialité des données, en respectant les normes éthiques et juridiques en vigueur. Il permet de protéger les données contre les pertes, les vols ou les falsifications, en utilisant des systèmes de sauvegarde, de cryptage ou de signature électronique. De plus, il fournit un contrôle sécurisé à l’accès aux données, en définissant des niveaux d’autorisation ou des droits d’utilisation selon les profils des utilisateurs.

La qualité et la conformité

Un logiciel ELN (logiciel de cahier de laboratoire) garantit aussi la qualité et la conformité des données, en respectant les bonnes pratiques de laboratoire (GxP) ou les normes réglementaires. Il permet de documenter les expériences de manière exhaustive et rigoureuse, en assurant la traçabilité et l’auditabilité des données (audit trail) tout au long du cycle de vie du projet R&D.

Comment choisir et mettre en œuvre un ELN adapté à vos besoins spécifiques ?

Le choix et la mise en œuvre d’un cahier de laboratoire numérique impliquent de prendre en compte de nombreux critères et de respecter des étapes clés. Pour vous aider à réussir votre projet de transformation, voici quelques conseils et recommandations :

Qualification du besoin et des critères à prendre en compte

Avant de choisir votre logiciel de cahier de laboratoire, il est essentiel de définir clairement votre besoin et vos attentes , en tenant compte de la spécificité de votre domaine d’activité, de la taille de votre organisation, et des objectifs que vous souhaitez atteindre. Il est également important d’identifier les critères qui vont orienter votre choix, parmi lesquels :

• Les fonctionnalités qui doivent répondre à vos besoins et processus spécifiques,
• L’interface et l’ergonomie pour faciliter la prise en main et l’utilisation,
• Le coût qui doit être adapté à votre budget et vos objectifs de ROI,
• La sécurité qui doit garantir une protection et confidentialité optimales des données,
• L’interopérabilité pour se connecter et s’interfacer avec l’ensemble de vos systèmes.

Cette phase est essentielle dans la mise en place d’un ELN (cahier de laboratoire électronique). Nous vous conseillons de vous faire accompagner dans l’expression de vos besoins et la rédaction de votre cahier des charges pour bien démarrer votre projet.

Choix de votre logiciel ELN (logiciel de cahier de laboratoire)

Après avoir définis clairement vos besoins et vos critères, il convient ensuite d’étudier et comparer les différentes alternatives présentes sur le marché. Cette étape nécessite de réaliser une veille technologique et fonctionnelle, pour collecter et analyser les informations sur les cahiers de laboratoire électroniques existants ou émergents.

Dans un environnement très dynamique, avec une grande diversité des solutions disponibles, il est conseillé de faire appel à des experts qui connaissent parfaitement ce marché pour vous aider à retenir la meilleure solution.

Gestion de projet, intégration et déploiement de la solution

Choisir un cahier de laboratoire électronique n’est que la première étape vers la réussite de votre projet. La gestion de projet et le déploiement au sein de votre laboratoire sont des étapes déterminantes pour assurer une mise en œuvre efficace et une adoption réussie par les utilisateurs.

En sollicitant des experts dans l’intégration de solutions scientifiques, vous bénéficierez d’un accompagnement tout au long de votre projet. Celui-ci repose sur une méthodologie éprouvée, l’établissement de procédures et le partage de bonnes pratiques, garantissant le respect des délais, du budget et de la qualité de votre solution. Cet accompagnement peut se prolonger au-delà du projet pour maintenir et faire évoluer votre solution.

Formation et montée en compétences des utilisateurs

La dernière étape du projet consiste à former les utilisateurs afin de faciliter leur adoption et leur montée en compétences sur la solution déployée. Il s’agit d’une étape essentielle pour garantir le retour sur investissement du projet et maximiser les bénéfices liés à la mise en place de votre cahier de laboratoire.

Là aussi, il est recommandé de solliciter des équipes de formation spécialisées, proposant des sessions adaptées à vos processus et aux profils de vos utilisateurs. Plusieurs formats sont disponibles, avec des méthodes pédagogiques variées pour rendre opérationnelles vos équipes. Il est important de prévoir un suivi et un support continus pour répondre aux différentes questions de vos utilisateurs.

En résumé : équipez votre laboratoire d’un ELN à la hauteur de vos ambitions !

Vous l’aurez compris, le cahier de laboratoire électronique est la solution idéale pour optimiser vos processus et accélérer vos découvertes. Sa mise en œuvre renforce à la fois la collaboration au sein de vos équipes, mais aussi la sécurité de vos données, la qualité et la conformité de vos processus, tout en améliorant votre efficacité globale.

Une implémentation réussie d’un ELN (logiciel de cahier de laboratoire) dépend en grande partie d’une gestion efficace de votre projet.

En tant qu’intégrateur de solutions de gestion de données de laboratoire, RITME a mis en place une méthodologie complète qui couvre chaque étape de votre projet.

Nos équipes pluridisciplinaires sont à vos côtés pour définir efficacement vos besoins et vous conseillent pour sélectionner la solution la plus adaptée, grâce à une veille constante du marché.

Avec une approche structurée et agile, nos équipes pilotent votre projet du début à la fin, avec un accompagnement sur-mesure. Pour assurer l’adoption et la pérennité de votre ELN, nous vous proposons également des formations pour les utilisateurs, ainsi que la maintenance opérationnelle et le support.

Avec RITME, donnez à votre laboratoire l’ELN (cahier de laboratoire électronique) qu’il mérite !

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