Étude de cas : Implémentation de l’outil de gestion bibliographique CITAVI au Centre de recherche Routières

Découverte et mise en œuvre

• Comment avez-vous découvert Citavi / RITME et pourquoi avoir choisi Citavi dans le cadre de ce projet ?

Déontologiquement, en tant que producteur de publications scientifiques, nous nous devons d’être précis et complets dans nos travaux. Les sources ont une importance capitale dans le monde scientifique ; l’intégrité et fiabilité des informations sont garantes d’un travail scientifique de qualité. Nous n’avions jamais travaillé avec un outil approprié et nous avons souhaité nous pencher sur la question en confiant ce sujet d’étude à un étudiant de dernière année en sciences de l’information. Il a donc étudié le marché pour nous dans le cadre de son travail de fin d’étude. Au terme de ses recherches, il s’est avéré que seul Citavi répondait à tous nos besoins tout en nous permettant de travailler exclusivement sur nos propres serveurs.

Le nombre d’universités utilisant Citavi dans le monde nous a rassuré. En outre, un institut de recherche allemand, partenaire du CRR, l’utilise aussi depuis de nombreuses années. Ces références nous ont conforté dans notre choix final.

Enfin, nous avons découvert RITME, qui fournit Citavi en Belgique, par une simple recherche sur Internet.

• Quelles ont été les différentes étapes déterminantes dans la construction et la mise en place d’un tel projet ?

Je me rappelle de deux éléments qui nous inquiétaient particulièrement.

Tout d’abord, la crainte de générer des doublons. La crainte que les utilisateurs finaux de l’outil copient, sur le serveur dédié à Citavi, des documents déjà sauvegardés de façon pérenne sur le serveur de la bibliothèque. Citavi permet bien entendu de sauver des documents, mais il offre aussi la possibilité de faire des liens vers des documents. Nous pouvons donc pointer depuis Citavi des documents placés sur le serveur de la bibliothèque sans devoir en réaliser une copie sur le serveur dédié à Citavi. Ceci n’est également possible que grâce au fameux calque de Citavi. En effet, lorsqu’un utilisateur annote un documentdans Citavi, le document lui-même n’est pas modifié. Les annotations sont placées sur un calque juxtaposé au document. Exactement comme si, au lieu de prendre des notes avec un crayon dans un ouvrage papier, on plaçait du papier calque sur la page que l’on veut annoter.

Notre seconde crainte était la structure intellectuelle des projets. Dans Citavi, il possible de créer une arborescence pour chaque projet. Celle-ci peut, par exemple, s’apparenter à la structure de la table des matières du rapport à écrire. Le service Documentation-Bibliothèque souhaitait, par souci de cohérence, une arborescence propre au CRR et non à chaque projet. Nous avons donc élaboré une classification générale pour tous les sujets du CRR représentant l’intégralité de nos domaines de connaissances.  Celle-ci est importée systématique dans chaque nouveau projet Citavi.

Les solutions apportées par Citavi sur ces deux aspects ont été déterminantes dans l’avancée du projet.

Analyse des besoins

• Comment fonctionnait le service concerné, et quels étaient les processus de travail ? Quels étaient les éléments existants et l’utilisation des outils en place avant le lancement de ce projet ?

Les auteurs et chercheurs engrangeaient les références trouvées dans des fichiers Excel. Cette base Excel contenait, outre les informations bibliographiques, les liens vers les documents, soit libres de droits, soit déposés sur les ordinateurs de nos collaborateurs ou sur un serveur partagé.

Lorsqu’une publication, un rapport, un article de journal ou de conférence devait être édité, les bibliographies étaient réalisées manuellement par les auteurs eux-mêmes ou par le service Documentation-Bibliothèque sur base des données contenues dans le tableau Excel.

• Quels étaient les points bloquants ou pas assez efficients de votre ancienne solution ?

Ces tableaux étaient lourds à compléter et les références manquaient parfois d’information. L’équipe des documentalistes devait souvent réaliser des recherches pour améliorer la précision des références.

Comme je l’ai déjà dit, dans le monde scientifique, la rigueur est de mise et certainement en termes de citation et de sources. Les questions de plagiat, de copyright, de valeur et de validité de l’information sont incontournables.

Pour atteindre un certain niveau de qualité, nous devions investir beaucoup trop de temps.

Il était également fastidieux pour les chercheurs de partager toute cette information, prévenir un collègue que tel document est désormais disponible, que tel autre est analysé et résumé, lui suggérer de consulter tel chapitre traitant plus particulièrement d’un aspect du projet, …

• Dans quel service a été implémentée la solution ?

Citavi est désormais accessibles à tous les collaborateurs du CRR.

Aujourd’hui quiconque estime avoir besoin de Citavi pour son travail peut demander l’installation sur son ordinateur. Concrètement, les collègues qui utilisent Citavi sont plutôt les auteurs scientifiques, les chercheurs et les conseillers technologiques, ce qui représente en moyenne la moitié du personnel.

Challenge

• Quelles étaient les attentes de ce projet ? Quels besoins étaient au préalable déterminé par vos utilisateurs ?

Nos besoins principaux étaient d’une part, d’améliorer la collaboration et le partage d’information et d’autre part, de simplifier la méthode de travail et d’accélérer le processus tout en garantissant la qualité finale.

• À quels besoins techniques particuliers en termes d’intégration à votre environnement informatique Citavi devait-il répondre ?

Nous cherchions un logiciel qui permette de stocker les documents sur nos serveurs. La notion de sécurité et de confidentialité était centrale et décisive.

Résultats

• Quelle infrastructure technique a pu être mise en place en connexion avec l’existant ?

La bibliothèque du CRR est équipée d’un système intégré de gestion de bibliothèque : PMB, édité par PMB Services. Sur un résultat de recherche dans notre catalogue, Citavi détecte les références et importe les données en un simple clic grâce à l’outil Citavi Picker. Cet outil est précieux, il est utilisable sur de nombreuses autres bases de données en ligne et est très apprécié.

L’intégration des URLs des documents « bibliothèque » dans Citavi permet une consultation directe sans duplication de fichiers.

Cela fonctionne très bien !

• Quelle est donc aujourd’hui la finalité du processus de travail entre vos solutions intégrées et Citavi ?

Aujourd’hui, dès qu’un nouveau sujet de recherche est validé, un projet Citavi est créé. Les utilisateurs finaux engrangent le résultat de leur recherche documentaire dans ce projet Citavi. Grâce à l’outil Picker, nos utilisateurs peuvent consigner de la documentation provenant de nos bases de données dans leur projet Citavi dédié à leur travail sans dupliquer l’information qui reste centralisée sur notre infrastructure préexistante.

Lors de la rédaction de rapports de recherche, le projet Citavi est automatiquement lié au projet de rapport dans Word. Tout au long du processus de rédaction, l’outil Citavi est disponible et l’intégration des éléments de connaissances et des références est automatique.

Impacts

• Quels bénéfices a apporté l’intégration de la solution Citavi à votre infrastructure en termes de productivité ?

L’aspect collaboratif de l’outil Citavi est un bénéfice indéniable pour le CRR, car nos chercheurs ne travaillent pas seuls, ils travaillent en équipe sur des projets communs. L’aspect collaboratif de Citavi est clairement un atout. Nous avons désormais une collaboration extrêmement fluide et sans étape superflue. Cela facilite énormément la communication.

Citavi apporte également une grande rigueur, il y a beaucoup moins de fautes sur nos bibliographies finales et donc beaucoup moins de travail de correction manuelle. Citavi nous garantit des bibliographies conformes aux normes et aux besoins éditoriaux.

Citavi préserve nos documents originaux, sans nécessité de les dupliquer, nous pouvons y ajouter les éléments de connaissance.

En résumé, Citavi nous a apporté une meilleure collaboration dans tout notre processus de recherche, un meilleur résultat en termes de qualité, un énorme gain de temps et une facilité de partage des connaissances.

• Dans quelle mesure avez-vous amélioré l’efficacité de votre système de partage documentaire ?

Tout simplement, en le centralisant, et ce grâce à Citavi.

• Quels sont les points techniques et/ou structurels et organisationnels que vous souhaiteriez voir améliorés sur les versions suivantes de Citavi

Selon moi, la principale amélioration que l’éditeur pourrait apporter serait une version SAAS (i.e, l’éditeur de Citavi vient de sortir une version Cloud de son application, nommée Citavi for Web :

L’installation sur poste, en plus d’être perçue comme old school, est une contrainte technique qui requière l’intervention des services IT et ajoute une étape pour tout nouvel utilisateur.

Le design de l’interface n’est peut-être plus au goût du jour. Cela dit, cette interface offre énormément de fonctionnalités, ce qui est appréciable, mais l’utilisateur peut s’y perdre s’il n’est pas formé.

Je trouve également que l’offre de catalogues devrait être étoffée. Il est possible d’intégrer de nombreux catalogues mais néanmoins certains manquent à la liste, même si le Picker fonctionne très bien pour extraire des références depuis des catalogues en ligne directement en interface Web via les DOI ou ISBN.

Rôle et expertise de RITME

• Comment RITME vous a-t-il apporté son expertise tout au long du processus d’intégration et quels ont été les bénéfices de pouvoir faire appel à RITME pour vous accompagner dans toutes les étapes de mise en place ? Sur quels points particuliers avez-vous trouvé que RITME a pu accélérer et fluidifier la communication entre les différents acteurs de ce projet ?

Nous avons beaucoup apprécié la réactivité de RITME. Ils sont venus très rapidement sur place pour évaluer nos besoins et la manière dont la solution Citavi pouvait être intégrée au CRR. Ils se sont également montrés très disponibles pour répondre à toutes nos questions. Nous avons donc pu avancer assez vite sur les étapes indispensables à la mise en place de ce projet et organiser une réunion avec les informaticiens et les documentalistes.

RITME a apporté sa compréhension des deux langages, des deux mondes :  leur équipe a vraiment joué l’intermédiaire entre la technique et la partie opérationnelle, entre les informaticiens et les documentalistes. Lorsqu’on passe par un prestataire, on attend un véritable accompagnement, et cela s’est avéré très efficace !

Par la suite, j’ai été en contact avec RITME à plusieurs reprises pour des questions plus difficiles et spécifiques. L’éditeur répond très vite lorsque nous avons besoin de faire directement appel à eux, mais il y a quand même la barrière de la langue. C’est donc particulièrement confortable d’avoir un intermédiaire entre l’éditeur et nous pour sortir de certaines problématiques.

Concrètement, RITME est à la fois un traducteur – au sens linguistique du terme –  mais c’est aussi un traducteur « technique », un « connecteur » entre les différents acteurs: utilisateurs finaux, documentalistes, informaticiens, Éditeur.

RITME a également assuré tout un volet formation, sur site, très utile.

Il s’agissait d’une formation globale qui abordait vraiment le logiciel dans son intégralité, ce qui nous a permis à nous, documentalistes, de maitriser l’outil sans en être pour autant les utilisateurs finaux et de pouvoir à notre tour dispenser les formations à nos collègues. Maintenant, quand un nouveau collègue arrive au CRR, il n’y a plus besoin de faire appel à RITME. Nous donnons la formation et sommes tout à fait autonomes avec le logiciel !

Je dirais également que l’accompagnement de RITME est très bienveillant !

Même si certains rappels sont essentiellement commerciaux ou Marketing, ils ont toujours pour but de nous faire prendre conscience que notre période de maintenance arrive bientôt à terme ou que nos souscriptions sont sur le point d’expirer. Contrairement à d’autres prestataires, RITME accompagne et contacte ses utilisateurs seulement lorsque cela est nécessaire pour ces derniers. C’est un suivi « clientèle » effectif, qui n’est pas agressif.

• Quels sont les points d’améliorations en termes d’accompagnement que vous pourriez suggérer à notre équipe ?

Selon moi, RITME pourrait encore améliorer son volet formation : le contenu est excellent et répondait tout à fait à nos besoins de découverte du logiciel, mais tous nos chercheurs sont hautement diplômés et ont un niveau d’anglais qui frôle la perfection :  le niveau d’anglais du formateur aurait pu être meilleur. Je suggérerais également d’investir dans des collaborateurs néerlandophones.

i.e : Nous nous sommes dotés depuis cet entretien de formateurs Citavi qui peuvent vous accompagner en anglais, français, allemand, et italien, et ce dans un niveau de langue pointue. Nous ne sommes pas encore en mesure de former à Citavi en néerlandais, mais y travaillons.