Studio di : Implementazione dello strumento di gestione bibliografica CITAVI al Centro di Ricerca Stradale

Scoperte e attualità

• Ha scoperto citavi / ritme e perché ha scelto citavi per questo progetto?

Deontologicamente, come produttore di pubblicazioni scientifiche, dobbiamo essere accurati e completi nel nostro lavoro. Le fonti sono di fondamentale importanza nel mondo scientifico; l’integrità e l’affidabilità delle informazioni sono garanzie di un lavoro scientifico di qualità. Non avevamo mai lavorato con uno strumento appropriato prima e abbiamo voluto approfondire la questione affidando l’argomento a uno studente dell’ultimo anno di scienze dell’informazione. Ha studiato il mercato per noi come parte del suo lavoro di fine anno. Alla fine della sua ricerca, è risultato che solo citavi soddisfaceva tutte le nostre esigenze e ci permetteva di lavorare esclusivamente sui nostri server.

Il numero di università di tutto il mondo che usano citavi ci ha rassicurato. Inoltre, un istituto di ricerca tedesco, partner del rrc, lo utilizza da molti anni. Questi riferimenti hanno confermato la nostra scelta finale.

Infine, abbiamo scoperto ritme, che fornisce citavi in belgio, attraverso una semplice ricerca su internet.

• Quali sono state le diverse tappe determinanti nella costruzione e realizzazione di un tale progetto?

Ricordo due elementi che ci preoccupavano particolarmente.

Prima di tutto, la paura di generare duplicati. Il timore che gli utenti finali dello strumento copiassero, sul server dedicato di citavi, documenti già salvati in modo permanente sul server della biblioteca. Citavi permette naturalmente di salvare i documenti, ma offre anche la possibilità di creare dei link ai documenti. Possiamo quindi puntare da citavi a documenti sul server della biblioteca senza doverne fare una copia sul server citavi. Questo è possibile solo grazie al famoso strato citavi. Infatti, quando un utente annota un documento in citavi, il documento stesso non viene modificato. Le annotazioni sono collocate su un livello accanto al documento. È come se, invece di prendere appunti con una matita in un libro di carta, si mettesse della carta da lucido sulla pagina che si vuole annotare.

La nostra seconda paura era la struttura intellettuale dei progetti. In citavi è possibile creare una struttura ad albero per ogni progetto. Questo può, per esempio, essere simile alla struttura dell’indice del rapporto da scrivere. Il servizio documentazione-biblioteca ha voluto una struttura ad albero per l’rrc e non per ogni progetto, per motivi di coerenza. Abbiamo quindi sviluppato una classificazione generale per tutti i soggetti rrc che rappresentano tutti i nostri campi di conoscenza.  Questa classificazione viene importata sistematicamente in ogni nuovo progetto citavi. Le soluzioni fornite da citavi su questi due aspetti sono state decisive per il progresso del progetto.

Analisi dei bisogni

•  Come funzionava il dipartimento in questione e quali erano i processi di lavoro? Quali erano gli elementi esistenti e l’uso degli strumenti in atto prima del lancio di questo progetto?

Gli autori e i ricercatori hanno memorizzato i riferimenti trovati in file excel. Oltre alle informazioni bibliografiche, questo database excel conteneva link a documenti che erano liberi da copyright o depositati sui computer dei nostri collaboratori o su un server condiviso.

Quando una pubblicazione, un rapporto, un articolo di giornale o un documento di conferenza doveva essere editato, le bibliografie erano prodotte manualmente dagli autori stessi o dal servizio documentazione-biblioteca sulla base dei dati della tabella excel.

•  Quali erano i punti di blocco o le inefficienze della vostra soluzione precedente?

Queste tabelle erano complicate da completare e i riferimenti a volte mancavano di informazioni. Il team di documentalisti ha dovuto spesso fare ricerche per migliorare l’accuratezza dei riferimenti.

Come ho detto prima, nel mondo scientifico, il rigore è richiesto e certamente in termini di citazione e fonti. Le questioni di plagio, copyright, valore e validità delle informazioni sono inevitabili.

Per raggiungere un certo livello di qualità, abbiamo dovuto investire troppo tempo.

Era anche noioso per i ricercatori condividere tutte queste informazioni, dire a un collega che tale e tale documento è ora disponibile, che tale e tale documento è stato analizzato e riassunto, suggerire di consultare un capitolo che tratta più specificamente un aspetto del progetto, ecc.

•  In quale dipartimento è stata implementata la soluzione?

Citavi è ora disponibile per tutti i dipendenti della CCR.

Oggi, chiunque senta di aver bisogno di citavi per il proprio lavoro può chiedere che venga installato sul proprio computer. In pratica, i colleghi che usano citavi sono più probabilmente autori scientifici, ricercatori e consulenti tecnologici, che rappresentano in media la metà del personale.

Sfida

• Quali erano le aspettative di questo progetto? Quali esigenze sono state determinate in precedenza dai vostri utenti? 

Le nostre principali esigenze erano, da un lato, di migliorare la collaborazione e la condivisione delle informazioni e, dall’altro, di semplificare il metodo di lavoro e accelerare il processo pur garantendo la qualità finale.

•  Quali requisiti tecnici specifici in termini di integrazione con il vostro ambiente it ha dovuto soddisfare citavi?

Stavamo cercando un software che ci permettesse di archiviare documenti sui nostri server. La nozione di sicurezza e riservatezza era centrale e decisiva.

Risultati

• Quale infrastruttura tecnica potrebbe essere istituito in connessione con l’esistente?

La biblioteca dell’rrc è dotata di un sistema integrato di gestione della biblioteca: pmb, pubblicato da pmb services. Su un risultato di ricerca nel nostro catalogo, citavi individua i riferimenti e importa i dati con un semplice clic grazie allo strumento citavi picker. Questo strumento è inestimabile, può essere usato su molti altri database online ed è molto apprezzato.

L’integrazione degli url dei documenti della “biblioteca” in citavi permette la consultazione diretta senza duplicare i file. Funziona molto bene!

Oggi, non appena viene convalidato un nuovo argomento di ricerca, viene creato un progetto citavi. Gli utenti finali conservano il risultato della loro ricerca documentaria in questo progetto citavi. Grazie allo strumento picker i nostri utenti possono consegnare la documentazione dei nostri database nel proprio progetto citavi dedicato al loro lavoro senza duplicare le informazioni che rimangono centralizzate nella nostra infrastruttura preesistente.

Quando si scrivono rapporti di ricerca, il progetto citavi è automaticamente collegato al progetto del rapporto in word. Durante tutto il processo di scrittura, lo strumento citavi è disponibile e l’integrazione di elementi di conoscenza e riferimenti è automatica.

Impatti

•  Quali vantaggi ha portato l’integrazione della soluzione citavi nella vostra infrastruttura in termini di produttività?

L’aspetto collaborativo dello strumento citavi è un vantaggio innegabile per l’rrc, perché i nostri ricercatori non lavorano da soli, ma in team su progetti comuni. L’aspetto collaborativo di citavi è chiaramente una risorsa. Ora abbiamo una collaborazione estremamente fluida senza passaggi inutili. Rende la comunicazione molto più facile.

Citavi porta anche un grande rigore, ci sono molti meno errori nelle nostre bibliografie finali e quindi molto meno lavoro di correzione manuale. Citavi ci garantisce bibliografie conformi agli standard e alle esigenze editoriali.

Citavi conserva i nostri documenti originali, senza bisogno di duplicarli, e noi possiamo aggiungervi le nostre conoscenze.

In sintesi, citavi ci ha portato una migliore collaborazione in tutto il nostro processo di ricerca, un risultato migliore in termini di qualità, un enorme risparmio di tempo e una facilità di condivisione delle conoscenze.

•  In che misura avete migliorato l’efficienza del vostro sistema di condivisione dei documenti?

Molto semplicemente, centralizzandolo, grazie a citavi.

•  Quali punti tecnici e/o strutturali e organizzativi vorresti vedere migliorati nelle seguenti versioni di citavi

Secondo me, il principale miglioramento che l’editore potrebbe apportare sarebbe una versione saas (cioè, l’editore di citavi ha appena rilasciato una versione cloud della sua applicazione, chiamata citavi for web:

L’installazione del desktop, oltre ad essere percepita come vecchia scuola, è un vincolo tecnico che richiede l’intervento dei servizi it e aggiunge un passo per qualsiasi nuovo utente.

Il design dell’interfaccia non è forse aggiornato. Detto questo, questa interfaccia offre molte funzioni, il che è apprezzabile, ma l’utente può perdersi in essa se non è addestrato.

Penso anche che la gamma di cataloghi dovrebbe essere ampliata. È possibile integrare molti cataloghi, ma alcuni mancano dalla lista, anche se il picker funziona molto bene per estrarre i riferimenti dai cataloghi online direttamente nell’interfaccia web tramite doi o isbn.

Ruolo ed esperienza di ritme

• E fluidificare la comunicazione tra i diversi attori di questo progetto?

Abbiamo apprezzato molto la reattività di ritme. Sono venuti molto rapidamente sul posto per valutare le nostre esigenze e come la soluzione citavi potesse essere integrata nell’rrc. Erano anche molto disponibili a rispondere a tutte le nostre domande. Siamo stati quindi in grado di procedere abbastanza rapidamente sui passi necessari per impostare questo progetto e organizzare una riunione con gli specialisti informatici e i documentalisti.

Ritme ha portato la sua comprensione dei due linguaggi, dei due mondi: il loro team ha davvero fatto da intermediario tra la parte tecnica e quella operativa, tra gli specialisti informatici e i documentalisti. Quando si passa attraverso un fornitore di servizi, ci si aspetta un supporto reale, e questo si è dimostrato molto efficace!

In seguito, sono stato in contatto con ritme in diverse occasioni per domande più difficili e specifiche. L’editore risponde molto rapidamente quando abbiamo bisogno di chiamarli direttamente, ma c’è ancora una barriera linguistica. È quindi particolarmente comodo avere un intermediario tra l’editore e noi per risolvere certi problemi.

In concreto, ritme è sia un traduttore – nel senso linguistico del termine – ma è anche un traduttore “tecnico”, un “connettore” tra i vari attori: utenti finali, documentalisti, specialisti informatici e l’editore.

Ritme ha anche fornito un programma di formazione in loco molto utile.

È stata una formazione globale che ha trattato il software nella sua totalità, che ha permesso a noi documentalisti di padroneggiare lo strumento senza essere gli utenti finali e di essere in grado di dare formazione ai nostri colleghi. Ora, quando un nuovo collega arriva all’rrc, non c’è bisogno di chiamare ritme. Diamo la formazione e siamo completamente autonomi con il software!

Direi anche che il sostegno di ritme è molto benevolo!

Anche se alcuni dei promemoria sono principalmente commerciali o di marketing, ci fanno sempre sapere che il nostro periodo di manutenzione sta per finire o che i nostri abbonamenti stanno per scadere. A differenza di altri provider, ritme supporta e contatta i suoi utenti solo quando è necessario per loro. È un’assistenza clienti efficace e non aggressiva.

– Quali sono i punti di miglioramento in termini di supporto che potresti suggerire al nostro team?

A mio parere, ritme potrebbe ancora migliorare la sua componente di formazione: il contenuto è eccellente e ha soddisfatto pienamente le nostre esigenze per scoprire il software, ma tutti i nostri ricercatori sono altamente qualificati e hanno un livello di inglese che rasenta la perfezione: il livello di inglese del formatore avrebbe potuto essere migliore. Suggerirei anche di investire in personale che parli olandese.

I.e : da questa intervista abbiamo dei formatori citavi che possono accompagnarti in inglese, francese, tedesco e italiano, e questo ad un livello linguistico elevato. Non siamo ancora in grado di allenarci in olandese, ma ci stiamo lavorando.