ELN: Come si sceglie il quaderno di laboratorio elettronico giusto?

I quaderni elettronici di laboratorio (ELN) sono diventati essenziali per la ricerca e l’innovazione, ottimizzando la gestione dei dati e dei processi di ricerca. Di fronte alle sfide di produttività, governance dei dati e qualità che i laboratori devono affrontare, la scelta della soluzione più appropriata è strategica. Questo articolo spiega le sfide che comporta l’adozione di un ELN e come selezionare e implementare la soluzione ideale.

Quaderno elettronico di laboratorio: software per la ricerca e l’innovazione

Definizione e origine di ELN

L’originale quaderno di laboratorio elettronico è un’applicazione software per la registrazione, la gestione e la condivisione dei dati e dei risultati degli esperimenti scientifici. sostituisce il tradizionale quaderno di laboratorio cartaceo, che presenta limiti in termini di accessibilità, sicurezza, tracciabilità e collaborazione.

Le prime Electronic Lab Notes (ELN) risalgono agli anni ’80, con lo sviluppo di sistemi informatici dedicati alla ricerca chimica e biologica, per facilitare la documentazione. Da allora si sono evoluti offrendo nuove funzionalità per adattarsi ai diversi settori, alle sfide della R&S e ai requisiti normativi in termini di qualità e sicurezza dei dati.

Problemi e sfide nella gestione dei dati di ricerca

La gestione dei dati di ricerca è una sfida importante per i laboratori, che devono far fronte a un aumento esponenziale del volume e della complessità dei dati generati durante gli esperimenti. Sebbene i dati sperimentali siano una risorsa preziosa per l’innovazione, rappresentano anche un rischio se non vengono conservati, protetti, analizzati e condivisi correttamente. Una buona gestione dei dati di ricerca implica quindi :

• Garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati, nel rispetto degli standard etici e legali, e prevenire perdite, furti o falsificazioni.
• Garantire l’affidabilità e la riproducibilità degli esperimenti, documentando in modo completo metodi, parametri, osservazioni e conclusioni.
• Ottimizzare la produttività e l’efficienza dei processi di ricerca, riducendo il tempo dedicato alle attività amministrative, automatizzando alcune operazioni e facilitando l’accesso alle informazioni.
• Incoraggiare la collaborazione e la comunicazione tra i ricercatori, sia all’interno del laboratorio che con partner esterni, condividendo dati e conoscenze e promuovendo l’interdisciplinarità.
• Valorizzare i risultati della ricerca e le innovazioni facilitando il loro sfruttamento e la loro diffusione.

Settori di attività e campi di applicazione

I quaderni elettronici da laboratorio sono utilizzati in diversi settori e applicazioni, ciascuno con caratteristiche e requisiti specifici. Alcuni dei principali settori che li utilizzano sono :

• Il settore farmaceutico e delle biotecnologie, che deve rispettare rigorosi standard di qualità (GxP) e di sicurezza dei dati (protezione dei dati personali, rispetto del consenso, ecc.). I quaderni di laboratorio elettronici consentono ai ricercatori di documentare i loro esperimenti in conformità a questi standard, di garantire la tracciabilità dei dati durante l’intero ciclo di vita del farmaco o del prodotto biologico e di facilitare gli audit interni o esterni.
• Il settore chimico, che deve gestire un’ampia gamma di dati (strutture molecolari, proprietà fisico-chimiche, reazioni chimiche, ecc.) e confrontarsi con vincoli ambientali (ad esempio, i regolamenti REACH) ed economici (ad esempio, la concorrenza internazionale). Le ELN consentono ai ricercatori di archiviare e organizzare i propri dati chimici in un unico database, di accedere facilmente alle informazioni sui prodotti o sulle apparecchiature utilizzate e di ottimizzare la sintesi e la progettazione di nuove molecole.
• Il settore agroalimentare, che deve soddisfare le aspettative dei consumatori in termini di qualità, sicurezza e tracciabilità degli alimenti e che deve innovare per sviluppare nuovi prodotti o processi. Questo software consente ai ricercatori di documentare i loro esperimenti nel rispetto delle norme e dei regolamenti sanitari vigenti, di garantire la tracciabilità degli ingredienti, degli additivi e degli aromi utilizzati e di promuovere la collaborazione tra i vari attori della catena alimentare.
• Il settore dei materiali, che deve progettare e caratterizzare materiali innovativi e ad alte prestazioni per diverse applicazioni (aeronautica, energia, salute, ecc.). Questo settore deve rispettare rigorosi standard di qualità (ISO, ASTM, ecc.) e di sicurezza (ATEX, REACH, ecc.) per i materiali e i processi. I quaderni di laboratorio elettronici consentono ai ricercatori di documentare i loro esperimenti nel rispetto di queste norme, di garantire la tracciabilità dei materiali e dei processi utilizzati e di facilitare la collaborazione tra i diversi attori del settore (industria, università, enti di certificazione, ecc.).
• Il settore accademico, che deve produrre e diffondere le conoscenze scientifiche, si trova ad affrontare una crescente concorrenza per i finanziamenti e le pubblicazioni. Il quaderno di laboratorio digitale (elettronico) consente ai ricercatori di gestire i propri dati in modo strutturato e standardizzato, aumentando la visibilità e l’impatto del loro lavoro e facilitando al contempo la condivisione e il riutilizzo dei dati all’interno della comunità scientifica.

Funzionalità dedicate ai vostri progetti di R&S e ai dati di laboratorio

Gli ELN offrono un’ampia gamma di funzionalità adattate alle diverse esigenze dei laboratori , consentendo ai ricercatori di gestire in modo efficiente i loro progetti di R&S e i loro dati. Le caratteristiche principali includono:

Monitoraggio degli esperimenti

Creare, modificare e consultare i record degli esperimenti, contenenti tutti i dati sperimentali: ipotesi, obiettivi, metodi, prodotti, risultati, conclusioni, ecc. Questi record sono organizzati in una struttura gerarchica che ne facilita la navigazione e la ricerca. Le ELN offrono anche la possibilità di aggiungere elementi multimediali ai record degli esperimenti, come immagini, video, grafici o file esterni. Garantiscono inoltre la tracciabilità degli esperimenti, registrando le date, gli autori e le modifiche apportate ai record.

Gestione dei prodotti e delle attrezzature

I quaderni di laboratorio elettronici possono essere utilizzati per gestire tutti i prodotti e le attrezzature utilizzate negli esperimenti, elencandoli in un inventario. Consentono di inserire e consultare facilmente le caratteristiche dei prodotti e delle attrezzature, come il nome, il riferimento, l’origine, la quantità, la data di scadenza, ecc. Anche la gestione delle scorte e la distribuzione dei prodotti e delle attrezzature sono semplificate, grazie all’uso di codici a barre o codici QR che ne facilitano l’identificazione e la tracciabilità.

Gestione delle risorse

Oltre alle risorse materiali, gli ELN (software per quaderni di laboratorio) possono essere utilizzati per gestire in modo efficace le risorse umane e finanziarie del laboratorio, assegnando compiti e budget ai vari attori coinvolti in un progetto di R&S. Per ogni progetto è possibile definire e monitorare obiettivi, scadenze, responsabilità e indicatori di performance. È inoltre possibile mettere a disposizione dei fogli di presenza per tenere traccia del tempo impiegato da ciascun membro del personale.

Cruscotti

Per facilitare la gestione delle attività, i quaderni di laboratorio offrono dashboard personalizzati.
Questi permettono di monitorare in tempo reale gli indicatori chiave, come il numero di esperimenti in corso, l’utilizzo delle risorse e i risultati degli esperimenti. Questi report personalizzabili facilitano la visualizzazione e l’analisi dei dati per estrarre informazioni rilevanti. I report possono essere esportati o stampati per una facile distribuzione.

Ottimizzare i processi di R&S per accelerare le scoperte

ELN offre molti vantaggi ai laboratori , consentendo loro di rafforzare :

Lavorare insieme

L’ELN (electronic laboratory notebook) incoraggia la collaborazione tra i ricercatori, sia all’interno del laboratorio che con partner esterni. Facilita la condivisione delle informazioni e il lavoro di gruppo su diversi progetti, con la gestione dei diritti di visualizzazione e modifica per ogni utente per garantire la sicurezza e l’integrità dei dati. Questo strumento migliora notevolmente la comunicazione e il coordinamento tra i team.

Produttività

L’introduzione di un ELN (electronic laboratory notebook) migliora significativamente la produttività e l’efficienza del laboratorio. Semplifica e automatizza l’inserimento dei dati, in particolare attraverso l’uso di modelli, nonché l’archiviazione e il recupero dei dati. Il software ELN può anche essere integrato nel sistema informativo e interfacciato con altre applicazioni o apparecchiature di laboratorio, come i sistemi di gestione delle informazioni (LIMS) o gli strumenti di misura.

Sicurezza

Un quaderno di laboratorio elettronico garantisce la sicurezza e la riservatezza dei dati, nel rispetto degli attuali standard etici e legali. Protegge i dati da perdita, furto o falsificazione, utilizzando sistemi di backup, crittografia o firma elettronica. Fornisce inoltre un controllo sicuro sull’accesso ai dati, definendo i livelli di autorizzazione o i diritti degli utenti in base ai loro profili.

Qualità e conformità

Il software ELN (laboratory notebook software) garantisce anche la qualità e la conformità dei dati, in conformità alle buone pratiche di laboratorio (GxP) o agli standard normativi. Consente di documentare gli esperimenti in modo esaustivo e rigoroso, assicurando la tracciabilità e la verificabilità dei dati (audit trail) per tutto il ciclo di vita del progetto di R&S.

Come si sceglie e si implementa un ELN su misura per le proprie esigenze specifiche?

La scelta e l’implementazione di una cartella di lavoro digitale per il laboratorio implica la presa in considerazione di una serie di criteri e il rispetto di una serie di tappe fondamentali. Per aiutarvi a realizzare con successo il vostro progetto di trasformazione, ecco alcuni consigli e raccomandazioni:

Qualificazione dei requisiti e dei criteri da prendere in considerazione

Prima di scegliere il software per i notebook di laboratorio, è essenziale definire chiaramente le proprie esigenze e aspettative, tenendo conto della natura specifica del proprio campo di attività, delle dimensioni della propria organizzazione e degli obiettivi che si desidera raggiungere. È inoltre importante identificare i criteri che guideranno la scelta, tra cui:

• Funzionalità che soddisfano le vostre esigenze e i vostri processi specifici,
• L’interfaccia e l’ergonomia per facilitare l’apprendimento e l’utilizzo,
• Il costo, che deve essere adattato al vostro budget e agli obiettivi di ROI,
• Sicurezza, che deve garantire la massima protezione e riservatezza dei dati,
• Interoperabilità per connettersi e interfacciarsi con tutti i vostri sistemi.

Questa fase è essenziale per la creazione di un ELN (quaderno elettronico di laboratorio). Vi consigliamo di farvi aiutare a esprimere le vostre esigenze e a redigere le vostre specifiche per iniziare bene il vostro progetto.

Scelta del software ELN (software per quaderni di laboratorio)

Una volta definite chiaramente le vostre esigenze e i vostri criteri, il passo successivo consiste nello studiare e confrontare le varie alternative disponibili sul mercato. Questa fase richiede di effettuare un’analisi tecnologica e funzionale, di raccogliere e analizzare le informazioni sulle cartelle di lavoro elettroniche di laboratorio esistenti o emergenti.

In un ambiente altamente dinamico, con un’ampia varietà di soluzioni disponibili, è consigliabile rivolgersi a esperti che conoscono a fondo il mercato per aiutarvi a scegliere la soluzione migliore.

Gestione del progetto, integrazione e implementazione della soluzione

La scelta di un quaderno di laboratorio elettronico è solo il primo passo verso il successo del vostro progetto. La gestione del progetto e l’implementazione all’interno del laboratorio sono fasi cruciali per garantire un’implementazione efficace e un’adozione di successo da parte degli utenti.

Rivolgendovi a esperti nell’integrazione di soluzioni scientifiche, potrete beneficiare di un supporto per tutta la durata del progetto. Questo si basa su una metodologia collaudata, sulla definizione di procedure e sulla condivisione delle migliori pratiche, garantendo che la vostra soluzione venga consegnata nei tempi e nei costi previsti e con la massima qualità. Questo supporto può essere esteso oltre il progetto per mantenere e sviluppare la vostra soluzione.

Formazione e sviluppo delle competenze degli utenti

La fase finale del progetto consiste nella formazione degli utenti per facilitare l’adozione della soluzione implementata e l’aumento delle loro competenze. Si tratta di una fase essenziale per garantire il ritorno dell’investimento del progetto e massimizzare i benefici legati all’implementazione del vostro notebook di laboratorio.

Anche in questo caso, è consigliabile rivolgersi a team di formazione specializzati, che offrono sessioni personalizzate in base ai vostri processi e ai profili dei vostri utenti. Sono disponibili diversi formati, con una varietà di metodi di insegnamento per rendere i vostri team operativi. È importante fornire un monitoraggio e un’assistenza continui per rispondere a qualsiasi domanda degli utenti.

In breve: dotate il vostro laboratorio di un ELN all’altezza delle vostre ambizioni!

Come si vede, il taccuino elettronico di laboratorio è la soluzione ideale per ottimizzare i processi e accelerare le scoperte. La sua implementazione non solo migliora la collaborazione all’interno dei team, ma anche la sicurezza dei dati, la qualità dei processi e la conformità, migliorando al contempo l’efficienza complessiva.

Il successo dell’implementazione di un ELN (software per quaderni di laboratorio) dipende in larga misura da una gestione efficace del progetto.

In qualità di integratore di soluzioni per la gestione dei dati di laboratorio, RITME ha messo in atto una metodologia completa che copre ogni fase del vostro progetto.

I nostri team multidisciplinari sono al vostro fianco per definire efficacemente le vostre esigenze e consigliarvi nella scelta della soluzione più appropriata, grazie a un costante monitoraggio del mercato.

Utilizzando un approccio strutturato e agile, i nostri team gestiscono il vostro progetto dall’inizio alla fine, mentre fornisce un supporto su misura. Per garantire l’adozione e la sostenibilità del vostro ELN, offriamo anche formazione agli utenti, manutenzione e supporto operativo.

Con RITME, date al vostro laboratorio l’ELN (electronic laboratory notebook) che si merita!

---

Volete discutere delle vostre esigenze e dei vostri progetti?

Mettetevi in contatto con noi!