Case study : EinführUng des bibliografischen Verwaltungssystems CITAVI im Road Research Center

Entdeckung und Umsetzung

• Wie sind Sie auf Citavi / RITME aufmerksam geworden und warum haben Sie sich für Citavi für dieses Projekt entschieden?

Aus ethischer Sicht sind wir als Produzent wissenschaftlicher Publikationen es uns selbst schuldig, in unserer Arbeit präzise und vollständig zu sein. Quellen sind in der wissenschaftlichen Welt von größter Bedeutung; die Integrität und Verlässlichkeit der Informationen ist ein Garant für qualitativ hochwertige wissenschaftliche Arbeit. Wir hatten noch nie mit einem geeigneten Werkzeug gearbeitet und wollten dieses Thema angehen, indem wir dieses Studienthema einem Studenten im Abschlussjahr der Informatik anvertrauten. So hat er im Rahmen seiner Abschlussarbeit für uns den Markt studiert. Am Ende seiner Recherchen stellte sich heraus, dass nur Citavi all unsere Bedürfnisse erfüllte und uns erlaubte, ausschließlich auf unseren eigenen Servern zu arbeiten.

Die Zahl der Universitäten, die Citavi weltweit einsetzen, hat uns beruhigt. Darüber hinaus nutzt es auch ein deutsches Forschungsinstitut, Partner von CRR, seit vielen Jahren. Diese Referenzen haben uns in unserer endgültigen Wahl bestätigt.

Durch eine einfache Suche im Internet haben wir dann RITME entdeckt, das Citavi in ​​Belgien beliefert.

• Was waren die verschiedenen entscheidenden Phasen beim Bau und der Umsetzung eines solchen Projekts?

Ich erinnere mich an zwei Dinge, die uns besonders beunruhigten. Erstens die Angst, Duplikate zu erzeugen. Die Befürchtung, dass Endbenutzer des Tools bereits auf dem Bibliotheksserver dauerhaft gespeicherte Dokumente auf den dedizierten Server von Citavi kopieren könnten. Citavi bietet natürlich die Möglichkeit, Dokumente zu speichern, bietet aber auch die Möglichkeit, auf Dokumente zu verweisen. Wir können daher auf Citavi-Dokumente verweisen, die auf dem Bibliotheksserver abgelegt sind, ohne eine Kopie auf dem Citavi-Server zu erstellen. Auch dies ist nur dank der berühmten Citavi-Schicht möglich. Denn wenn ein Benutzer ein Dokument in Citavi annotiert, wird das Dokument selbst nicht verändert. Anmerkungen werden auf einer Ebene neben dem Dokument platziert. Ganz so, als würden Sie, anstatt mit einem Bleistift Notizen in einer Papierarbeit zu machen, Pauspapier auf die Seite legen, die Sie kommentieren möchten.

Unsere zweite Sorge war die intellektuelle Struktur der Projekte. In Citavi ist es möglich, für jedes Projekt eine Baumstruktur zu erstellen. Dies kann zB ähnlich dem Aufbau des Inhaltsverzeichnisses des zu schreibenden Berichts sein. Der Documentation-Library-Dienst wollte aus Konsistenzgründen eine CRR-spezifische Baumstruktur und nicht jedes Projekt. Daher haben wir für alle CRR-Themen eine allgemeine Klassifikation entwickelt, die alle unsere Wissensgebiete repräsentiert. Diese wird systematisch in jedes neue Citavi-Projekt importiert.

Die Lösungen von Citavi zu diesen beiden Aspekten waren entscheidend für den Projektfortschritt.

Bedarfsanalyse

• Wie funktionierte die betreffende Dienstleistung und wie waren die Arbeitsabläufe? Was waren die bestehenden Elemente und die Verwendung der Tools, die vor dem Start dieses Projekts vorhanden waren?

Die Autoren und Forscher sammelten die in Excel-Dateien gefundenen Referenzen. Diese Excel-Datenbank enthielt neben bibliografischen Informationen Links zu Dokumenten, die entweder frei von Rechten sind oder auf den Computern unserer Mitarbeiter oder auf einem gemeinsamen Server gespeichert sind.

Wenn eine Publikation, ein Bericht, eine Zeitschrift oder ein Tagungsbeitrag zu redigieren war, wurden die Bibliographien manuell von den Autoren selbst oder vom Service Dokumentations-Bibliothek auf Basis der in der Excel-Tabelle enthaltenen Daten erstellt.

• Was waren die Blockaden oder Mängel Ihrer alten Lösung?

Das Ausfüllen dieser Tabellen war mühsam, und den Referenzen fehlten manchmal Informationen. Das Bibliothekarteam musste oft Nachforschungen anstellen, um die Genauigkeit der Referenzen zu verbessern.

Wie ich bereits sagte, ist in der wissenschaftlichen Welt Strenge erforderlich, und zwar in Bezug auf Zitate und Quellen. Fragen nach Plagiat, Urheberrecht, Wert und Gültigkeit von Informationen sind unvermeidlich.

Um eine gewisse Qualität zu erreichen, mussten wir viel zu viel Zeit investieren.

Es war auch mühsam für die Forscher, all diese Informationen zu teilen, einen Kollegen zu warnen, dass das oder jenes Dokument jetzt verfügbar ist, dass ein anderes analysiert und zusammengefasst wird, und ihm vorzuschlagen, dieses und jenes Kapitel zu konsultieren, das sich genauer mit einem Aspekt befasst von dem Projekt, …

• In welcher Abteilung wurde die Lösung implementiert?

Citavi ist jetzt für alle CRR-Mitarbeiter zugänglich.

Citavi wurde in allen Geschäftsbereichen implementiert.Heute kann jeder, der Citavi für seine Arbeit braucht, die Installation auf seinem Computer anfordern. Konkret handelt es sich bei den Kollegen, die Citavi verwenden, mehr um wissenschaftliche Autoren, Forscher und technologische Berater, die durchschnittlich die Hälfte der Mitarbeiter ausmachen.

Challenge

• Was waren die Erwartungen an dieses Projekt? Welche Bedürfnisse wurden zuvor von Ihren Benutzern ermittelt?

Unsere Hauptbedürfnisse bestanden einerseits darin, die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zu verbessern und andererseits die Arbeitsweise zu vereinfachen und den Prozess zu beschleunigen und gleichzeitig die Endqualität sicherzustellen.

• Welche spezifischen technischen Anforderungen an die Integration in Ihre IT-Umgebung hat Citavi erfüllt?

Wir waren auf der Suche nach einer Software, um Dokumente auf unseren Servern zu speichern. Der Begriff der Sicherheit und Vertraulichkeit war zentral und entscheidend.

Resultate

• Welche technische Infrastruktur wurde in Verbindung mit der bestehenden aufgebaut?

Die CRR-Bibliothek ist mit einem integrierten Bibliotheksverwaltungssystem ausgestattet: PMB, herausgegeben von PMB Services. Bei einem Suchergebnis in unserem Katalog erkennt Citavi die Referenzen und importiert die Daten mit einem Klick mit dem Citavi Picker Tool. Dieses Tool ist wertvoll, es kann in vielen anderen Online-Datenbanken verwendet werden und wird sehr geschätzt.

Die Einbindung von URLs von „Bibliotheks“-Dokumenten in Citavi ermöglicht eine direkte Abfrage ohne doppelte Dateien. Es funktioniert super!

• Wie sieht der Arbeitsprozess zwischen Ihren integrierten Lösungen und Citavi heute endgültig aus?

Sobald heute ein neues Forschungsthema validiert ist, entsteht ein Citavi-Projekt. Die Endnutzer sammeln die Ergebnisse ihrer dokumentarischen Recherche in diesem Citavi-Projekt. Dank des Picker-Tools können unsere Benutzer Dokumentationen aus unseren Datenbanken in ihr Citavi-Projekt für ihre Arbeit einloggen, ohne die Informationen zu duplizieren, die auf unserer bereits bestehenden Infrastruktur zentralisiert bleiben.

Beim Schreiben von Forschungsberichten wird das Citavi-Projekt automatisch mit dem Berichtsprojekt in Word verknüpft. Während des gesamten Schreibprozesses steht das Tool Citavi zur Verfügung und die Einbindung von Wissenselementen und Referenzen erfolgt automatisch.

Auswirkungen

• Welche Vorteile bietet die Integration der Citavi-Lösung in Ihre Infrastruktur in Bezug auf die Produktivität?

Der kollaborative Aspekt des Citavi-Tools ist ein unbestreitbarer Vorteil für das CRR, denn unsere Forscher arbeiten nicht allein, sondern im Team an gemeinsamen Projekten. Der kollaborative Aspekt von Citavi ist eindeutig von Vorteil. Wir haben jetzt eine extrem flüssige Zusammenarbeit ohne unnötige Schritte. Dies erleichtert die Kommunikation enorm.

Citavi bringt auch eine grosse Strenge mit, es gibt viel weniger Fehler in unseren Abschlussbibliographien und daher viel weniger manuelle Korrekturarbeit. Citavi garantiert uns normen- und redaktionskonforme Bibliographien.

Citavi bewahrt unsere Originaldokumente auf, ohne sie duplizieren zu müssen, wir können ihnen die Wissenselemente hinzufügen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Citavi uns während unseres gesamten Forschungsprozesses eine bessere Zusammenarbeit, bessere Ergebnisse in Bezug auf Qualität, enorme Zeiteinsparungen und einen einfachen Wissensaustausch ermöglicht hat.

• Inwieweit haben Sie die Effizienz Ihres Systems zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten verbessert?

Ganz einfach, indem es dank Citavi zentralisiert wird.

• Welche technischen und/oder strukturellen und organisatorischen Punkte möchten Sie an den folgenden Versionen von Citavi  verbessert sehen?

Ich denke, die wichtigste Verbesserung, die der Verleger vornehmen könnte, wäre eine SAAS-Version (Information : der Verleger hat gerade eine Cloud-Version seiner Anwendung namens Citavi for Web veröffentlicht:

Tatsächlich ist die Installation auf einer Workstation, heute auch als old school empfunden, jetzt eine technische Einschränkung, die ein Eingreifen unserer IT-Service erfordert, und dies fügt jedem neuen Benutzer eine Etappe hinzu.

Das Interface-Design kann veraltet scheinen. Trotzdem bietet diese Schnittstelle viele Funktionen, was grossartig ist, aber der Benutzer kann verwirrt sein, wenn er nicht geschult ist.

Ich denke auch, dass es mehr Möglichkeiten geben sollte, die anderen Kataloge zu integrieren. Es gibt bereits viele Kataloge, aber einige fehlen in der Liste, auch wenn der Picker sehr gut funktioniert, um Referenzen aus Online-Katalogen direkt im Webinterface über DOI oder ISBN zu extrahieren.

Rolle und Kompetenz von RITME

• Wie hat RITME Ihnen seine Expertise während des gesamten Integrationsprozesses zur Verfügung gestellt und welche Vorteile hat es, dass RITME Sie in allen Phasen der Implementierung unterstützt? In welchen konkreten Punkten war RITME Ihrer Meinung nach in der Lage, die Kommunikation zwischen den verschiedenen Akteuren in diesem Projekt zu beschleunigen und zu rationalisieren?

Wir habern die grosse Reaktionsfähigkeit seitens RITME sehr geschätzt. Sie waren sehr schnell vor Ort, um unseren Bedarf und die Integration der Citavi-Lösung bei der CRR zu ermitteln. Ritme stand uns auch immer zur Verfügung, um alle unsere Fragen zu beantworten. So konnten wir die für den Projektaufbau notwendigen Etappen relativ schnell vorantreiben und ein Treffen mit den IT-Spezialisten und den Dokumentaristen organisieren.

Da war auch dieses Verständnis der beiden Sprachen und der beiden Welten. RITME hat wirklich als Vermittler zwischen der Technik und dem operativen Teil agiert. Wenn Sie mit einem Dienstleister zusammen arbeiten wollen, erwartet man eine wahres an der Seite stehen, und dies hat sich als sehr wirkungsvoll herausgestellt !

In der Folge war ich bei schwierigeren und spezifischen Fragen mehrfach mit RITME in Kontakt. Der Verleger reagiert sehr schnell, wenn wir ihn direkt ansprechen mussten, aber es gibt immer noch die Sprachbarriere. Daher ist es besonders komfortabel, einen Vermittler zwischen dem Verleger und uns zu haben, um aus bestimmten Problemen herauszukommen.

Konkret ist RITME sowohl ein Übersetzer im sprachwissenschaftlichen Sinn, als auch ein „technischer“ Übersetzer, ein „Verbindungsstück“ zwischen den verschiedenen Akteuren der beiden Welten: Technik und Wissenschaft. RITME hat auch eine ganze Schulungskomponente vor Ort bereitgestellt, die sehr pädagogisch vorgeht.

Es war eine globale Schulung, die wirklich die Software in ihrer Gesamtheit ansprach, die es uns Bibliothekaren ermöglichte, das Tool zu beherrschen, ohne Endbenutzer zu sein, und unsere Kollegen wiederum schulen zu können. Wenn nun ein neuer Kollege im CRR ankommt, müssen Sie RITME nicht mehr anrufen. Wir geben die Ausbildung und sind mit der Software völlig autonom!

Ich möchte auch sagen, dass die Zusammenarbeit mit RITME sehr angenehm ist!

Auch wenn einige Rückrufe von RITME hauptsächlich kommerziellen oder Marketingzwecken dienen, sollen diese uns immer darauf hinweisen, dass z.Bsp. unsere Wartung zu Ende geht oder unsere Abonnements bald ablaufen. Im Gegensatz zu anderen Anbietern, die Nachricht auf Nachricht senden, um uns zum Abonnieren zu bewegen, unterstützt und kontaktiert RITME seine Benutzer nur, wenn dies für sie erforderlich ist. RITME ist ein bisschen wie Kundenbetreuung, ohne aggressiv zu sein.

• Welche Bereiche sind hinsichtlich der Unterstützung verbesserungswürdig, die Sie unserem Team vorschlagen könnten?

Meiner Meinung nach könnte RITME seine Schulungskomponente noch verbessern: Der Inhalt ist ausgezeichnet und entspricht voll und ganz unseren Bedürfnissen, um die Software zu entdecken, aber alle unsere Forscher sind hochqualifiziert und haben ein Englischniveau, das an Perfektion

grenzt: das Englischniveau der Trainer hätte besser sein können. Ich würde auch vorschlagen, in niederländischsprachiges Personal zu investieren.

Wir möchten hier hinzufügen, dass wir seit diesem Interview uns mit Citavi-Trainern ausgestattet haben, die in Englisch, Französisch, Deutsch und Italienisch unterrichten können, und dies auf fachsprachlichem Niveau. Heute können wir noch nicht in Niederländisch Citavi Schulungen anbieten, sind aber daran dies so rasch als möglich zu ändern.