Trasformazione agile dei laboratori

08/06/2022

Nata negli anni ’90 nello sviluppo di software, la gestione Agile si sta ora diffondendo in tutti i campi di attività, dal settore terziario all’industria pesante. Per quanto riguarda il mondo della R&S, questa (r)evoluzione manageriale tarda ad essere adottata. Eppure, se avete mai dovuto scrivere un progetto di ricerca, è probabile che abbiate pianificato e organizzato il vostro lavoro costruendo un elenco di compiti sequenziali, materializzati in un diagramma di Gantt. Sarebbe in grado di stimare quanto tempo ci è voluto perché questo grafico diventasse obsoleto? Nella maggior parte dei casi, non più di qualche settimana (se non qualche giorno). Nella ricerca scientifica, il corso di un progetto cambia spesso, a volte deviando in modo significativo dalla proposta originale. Seguire una serie di compiti sequenziali rimane quindi teorico ed in pratica non è molto applicabile alla ricerca, poiché non è abbastanza flessibile.

La metodologia Agile, invece, pone l’accento sulla flessibilità. Nei 30 anni trascorsi dalla sua introduzione, la gestione dei progetti si è trasformata radicalmente, apportando un nuovo quadro manageriale, nonché principi e strumenti chiamati “artefatti”, adattati ad un mondo in perenne cambiamento. Infatti, come dimostra uno studio del 2015 dello Standish Group, i cosiddetti progetti “Agili” hanno una probabilità di successo 3 volte superiore rispetto ai metodi tradizionali ^[1].

Sebbene siano al centro dell’innovazione e dei progressi scientifici e tecnologici, i laboratori di ricerca sono lenti nell’adottare i principi di Agile. Alcuni attori sono comunque pionieri nel settore, come il Broad Institute (MIT e Harvard), noto per il suo lavoro nella genomica ^[2]. Questo articolo si propone di presentare i vantaggi di Agile applicati al mondo della R&S, sia che si tratti di migliorare il tasso di successo dei progetti, di implementare un approccio di miglioramento continuo o di motivare e trattenere i team di ricercatori in modo sostenibile.

Migliorare il tasso di successo dei progetti

Questa differenza può essere spiegata dalla maggiore quantità e qualità della collaborazione, sia all’interno del team di progetto che con gli utenti finali. Questi scambi regolari assicurano che il progetto si svolga senza intoppi e che il feedback degli utenti venga incorporato man mano che il progetto procede.

Inoltre, Agile si basa sullo sviluppo iterativo. Ogni iterazione corrisponde ad un breve periodo (da 2 a 4 settimane) durante il quale i team di progetto si concentrano su un obiettivo specifico. Alla fine di ognuna di queste fasi di sviluppo, chiamate anche Sprint, viene presentato e testato un deliverable (o Minimum Viable Product), riducendo così i cicli di feedback ed il rischio di errori.

Un altro elemento decisivo: alla definizione di ogni iterazione, i team Agile si confrontano con gli utenti finali per stabilire le priorità delle azioni, concentrandosi su ciò che ha valore per loro. Porre il cliente al centro del processo fa risparmiare tempo ed aumenta l’efficienza.

Implementare un processo di miglioramento continuo

Le organizzazioni di maggior successo hanno in comune la capacità di innovare continuamente e di migliorare i propri livelli di performance. Per raggiungere questo obiettivo, si impegnano nel miglioramento continuo dei processi^[3].

L’approccio Agile si sposa molto bene con il metodo Lean Six Sigma per migliorare continuamente sia le pratiche del team sia i processi per adattarsi, ad esempio, ai nuovi vincoli normativi.

In concreto, il miglioramento del funzionamento del team può essere ottenuto attraverso la cosiddetta “retrospettiva”. Queste sessioni programmate consentono ai collaboratori di discutere i successi o le difficoltà incontrate in ogni fase del progetto e di concentrarsi sugli elementi che possono essere migliorati nelle fasi successive.

Questi momenti di condivisione, affrontando in modo collaborativo le difficoltà incontrate e le soluzioni per risolverle, permettono anche di sciogliere le tensioni favorendo l’aiuto reciproco, migliorando sensibilmente il coinvolgimento e la motivazione dei membri del team.

Attrarre e trattenere i talenti

Se volete attrarre e trattenere i talenti nella vostra organizzazione, la gestione Agile è una leva particolarmente potente ^[4]. Nell’ambito di un progetto Agile, i dipendenti hanno maggiore libertà e autonomia nell’organizzazione del lavoro. Questo concetto di empowerment incoraggia i dipendenti a prendere iniziative e, grazie alla loro conoscenza del settore ed a una visione chiara e condivisa del progetto, sono in grado di prendere decisioni efficaci in modo molto reattivo. Questo approccio organizzativo, che consente di sfruttare appieno il potenziale dei dipendenti, migliora non solo il loro coinvolgimento ma anche le loro prestazioni, creando così valore per l’intera organizzazione.

L’impatto di Agile sul morale e sulla soddisfazione dei team è stato oggetto di un’analisi approfondita nel 2020 ^[5]. In questo studio, il 40% dei professionisti intervistati ha osservato miglioramenti significativi nel morale e nella soddisfazione del team come risultato dell’adozione di Agile. Entrambi questi fattori sono fondamentali per trattenere i talenti e sembrano ancora più rilevanti nel contesto della crescente “guerra per i talenti”.

Come trasformare un laboratorio verso una maggiore agilità?

La sfida più grande non sta tanto nell’obiettivo da raggiungere, ma nel modo in cui trasformare un laboratorio. Secondo un sondaggio del 2018 sullo stato dell’Agile ^[6], pochissime organizzazioni hanno avuto successo nella loro trasformazione Agile. I motivi sono diversi: mancanza di comprensione dei principi Agile, tempo di trasformazione troppo breve e mancanza di contestualizzazione delle pratiche. Le organizzazioni che hanno avuto successo nella loro trasformazione Agile, grazie ad un approccio strutturato, ben pensato ed adattato al loro contesto, beneficiano di un reale vantaggio competitivo e di una maggiore capacità di innovazione.

Per una trasformazione Agile di successo, è meglio adottare la “strategia del tè”, con un graduale passaggio dell’Agile dalla mentalità alla pratica, piuttosto che un programma di trasformazione globale, che è più rischioso.

Questo spin-off prevede innanzitutto un audit, per comprendere con precisione il contesto e le aree di miglioramento desiderate, seguito da una formazione contestualizzata, accompagnata da un coaching su misura, in linea con le problematiche specifiche del laboratorio.

L’obiettivo non è complicare l’organizzazione attuale (come spesso si osserva durante le trasformazioni, con l’aggiunta di un “overlay” Agile) ma, al contrario, semplificare il sistema esistente. In questo modo, ogni dipendente può concentrarsi su compiti ad alto valore aggiunto, con vantaggi visibili a breve termine in termini di coinvolgimento e motivazione del team. E nel medio termine, il laboratorio Agile migliora significativamente le sue prestazioni e la sua capacità di innovazione.

teoxane.com

Testimonianza del cliente

Leader nel campo della medicina estetica, i laboratori svizzeri TEOXANE sono clienti RITME da diversi anni.

A questo proposito, Jimmy FAIVRE ricorda il coaching sulla metodologia Agile di cui ha beneficiato nell’ambito di una missione fornita da RITME, e più in particolare dall’autore di questo articolo:

I ricercatori sono abituati a lavorare da soli, ma nella ricerca c’è un forte bisogno di collaborazione. Nella ricerca e sviluppo, è necessario avere un’ampia prospettiva ed allo stesso tempo essere precisi, muoversi rapidamente ed essere soggetti a vincoli esterni molto forti: budget, scadenze e altri imprevisti. Mantenere la motivazione del team è un compito difficile. Per creare questa dinamica, avevo ricevuto una formazione manageriale, ma niente di più che teoria.

La gestione agile, scoperta durante la formazione, si è rivelata un’ottima soluzione, concreta e pratica. Il consulente aveva lo stesso background scientifico avanzato dei nostri team e, fin dalle prime discussioni, abbiamo affrontato argomenti specifici per le nostre preoccupazioni e definito azioni concrete. Queste tecniche ci hanno permesso di sfruttare le competenze reciproche, di creare migliori sinergie e di evitare l’isolamento promuovendo la collaborazione. D’ora in poi, valorizziamo ogni persona per mantenere la motivazione dell’intero team. Con queste tecniche agili, i prodotti arrivano in tempo e le manipolazioni sono ben fatte!

Non conoscevo affatto questo approccio, ma ha cambiato completamente il mio modo di vedere i progetti. Voglio fare una seconda formazione tra qualche mese per imparare di più. ”

Jimmy FAIVRE – Responsabile Ricerca e Innovazione (TEOXANE)

Clément FLAYAC

Zoom sull’autore

Coach e consulente specializzato in gestione Agile, in particolare per RITME Academy, Clément è convinto del contributo di Agile per consentire ai settori della R&S e dell’innovazione di affrontare sfide sempre più complesse

Appassionato di scienza da sempre, Clément ha conseguito un dottorato di ricerca in ecologia microbica presso il SupAgro, con una delle sue pubblicazioni designata “Hightligths of the year” dall’INRAE e un marchio di eccellenza assegnato da Agreenium. Ha completato la sua formazione con un MBA presso Ionis-STM con specializzazione in Agile management e un diploma di Agile Expert Coach.

Attraverso la formazione, il coaching e la consulenza, garantisce l’appropriazione di nuovi metodi di innovazione e gestione. Il suo approccio su misura per ogni corso gli permette di contestualizzare le pratiche ed i processi dei team di ricerca per migliorare il tasso di successo dei progetti, lo sviluppo dei talenti e la creatività dei team con un approccio “fuori dagli schemi“.

Per saperne di più sui nostri servizi di supporto al laboratorio

Riferimenti: