Agile transformation von labors: Teammanagement

08/06/2022

Agiles Management entstand in den 90er Jahren in der Softwareentwicklung und breitet sich heute auf alle Tätigkeitsbereiche aus, vom Dienstleistungssektor bis zur Schwerindustrie. In der Welt der Forschung und Entwicklung wird diese (R)Evolution des Managements nur zögerlich angenommen. Wenn Sie jedoch schon einmal ein Forschungsprojekt geschrieben haben, haben Sie Ihre Arbeit wahrscheinlich geplant und organisiert, indem Sie eine Liste mit sequentiellen Aufgaben erstellt haben, die in einem Gantt-Diagramm dargestellt sind. Können Sie abschätzen, wie lange es dauert, bis dieses Diagramm veraltet ist? In den meisten Fällen nicht länger als ein paar Wochen (wenn nicht sogar ein paar Tage). In der wissenschaftlichen Forschung ändert sich der Ablauf eines Projekts häufig und weicht manchmal stark vom ursprünglichen Vorschlag ab. Das Befolgen einer Reihe von sequenziellen Aufgaben bleibt daher theoretisch und wird in der Praxis in der Forschung kaum angewandt, da es nicht flexibel genug ist.

Die Agile-Methode ist auf Flexibilität ausgerichtet. In den 30 Jahren, die seit ihrer Einführung vergangen sind, hat sich das Projektmanagement radikal verändert und einen neuen Managementrahmen sowie Prinzipien und Werkzeuge, sogenannte „Artefakte“, mit sich gebracht, die an eine sich ständig verändernde Welt angepasst sind. Wie eine Studie der Standish Group aus dem Jahr 2015 zeigt, haben sogenannte „agile“ Projekte im Vergleich zu traditionellen Methoden eine dreimal so hohe Erfolgswahrscheinlichkeit ^[1].

Obwohl Forschungslabore im Zentrum der Innovation und des wissenschaftlichen und technologischen Fortschritts stehen, setzen sie nur zögerlich agile Prinzipien ein. Einige Akteure sind jedoch als Pioniere auf diesem Gebiet zu nennen, wie das Broad Institute (MIT & Harvard), das für seine Arbeit in der Genomik bekannt ist ^[2]. Dieser Artikel soll die Vorteile von Agile in der Welt der Forschung und Entwicklung aufzeigen, sei es, um die Erfolgsquote von Projekten zu erhöhen, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einzuführen oder Forscherteams zu motivieren und dauerhaft an sich zu binden.

Verbesserung der Erfolgsquote von Projekten

Es ist üblich, davon auszugehen, dass ein erfolgreiches Projekt die folgenden drei Einschränkungen erfüllt: Kosten, Fristen und Umfang. Basierend auf diesem Dreiklang haben Agile-Projekte eine dreimal höhere Wahrscheinlichkeit, erfolgreich zu sein, als sogenannte Wasserfallprojekte (klassische Projekte) [1].

Dieser Unterschied lässt sich durch eine quantitativ und qualitativ bessere Zusammenarbeit erklären, einerseits innerhalb des Projektteams, andererseits aber auch mit den Endnutzern. Durch diesen regelmässigen Austausch wird sichergestellt, dass das Projekt reibungslos verläuft und das Feedback der Nutzer im Laufe des Projekts eingearbeitet wird.

Darüber hinaus beruht Agile auf der Entwicklung in Iterationen. Jede Iteration entspricht einem kurzen Zeitraum (2 bis 4 Wochen), in dem sich die Projektteams auf ein bestimmtes Ziel konzentrieren. Am Ende jeder dieser Entwicklungsphasen, auch Sprints genannt, wird ein Deliverable (oder Minimum Viable Product) präsentiert und getestet, wodurch Rückkopplungsschleifen und Fehlerrisiken reduziert werden.

Ein weiteres entscheidendes Element: Bei der Definition jeder Iteration tauschen sich die Agile-Teams mit den Endbenutzern aus, um die Massnahmen zu priorisieren und sich auf das zu konzentrieren, was für sie von Wert ist. Den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen, spart sowohl Zeit als auch Effizienz.

Einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung einführen

Den erfolgreichsten Organisationen ist gemeinsam, dass sie in der Lage sind, ständig Innovationen vorzunehmen und ihr Leistungsniveau zu verbessern. Um dies zu erreichen, verfolgen sie einen Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung ihrer Prozesse ^[3].

Der agile Ansatz lässt sich sehr gut mit der Lean Six Sigma-Methode kombinieren, um sowohl die Praktiken des Teams als auch die Prozesse kontinuierlich zu verbessern, um sich z. B. an neue gesetzliche Vorgaben anzupassen.

Konkret kann die Verbesserung der Arbeitsweise des Teams durch eine sogenannte „Retrospektive“ erfolgen. Diese geplanten Sitzungen ermöglichen es den Beitragenden, sich über Erfolge oder Schwierigkeiten in jeder Phase des Projekts auszutauschen und sich auf die Dinge zu konzentrieren, die in den kommenden Schritten verbessert werden können.

Diese Momente des Austauschs, in denen Schwierigkeiten und Lösungsansätze kollaborativ behandelt werden, ermöglichen es auch, Spannungen abzubauen, indem die gegenseitige Unterstützung im Vordergrund steht, und gleichzeitig das Engagement und die Motivation der Teammitglieder deutlich zu steigern.

Talente gewinnen und halten

Wenn Sie Talente in Ihrer Organisation gewinnen und halten wollen, ist das Agile Management ein besonders starker Hebel ^[4]. Im Rahmen eines agilen Projekts haben die Mitarbeiter mehr Freiheit und Autonomie, wie sie ihre Arbeit organisieren. Dieses Konzept des Empowerments fördert die Eigeninitiative der Mitarbeiter, die dank ihrer Kenntnisse vor Ort und einer klaren, gemeinsamen Vision des Projekts in der Lage sind, auf sehr reaktionsschnelle Weise wirksame Entscheidungen zu treffen. Dieser organisatorische Ansatz, der das gesamte Potenzial der Mitarbeiter ausschöpft, verbessert nicht nur ihr Engagement, sondern auch ihre Leistung und schafft so einen Wert für die gesamte Organisation.

Die Auswirkungen von Agile auf die Moral und die Zufriedenheit der Teams wurden 2020 eingehend untersucht ^[5]. In dieser Studie beobachteten 40 % der befragten Experten eine signifikante Verbesserung der Moral und Zufriedenheit der Teams nach der Einführung von Agile. Diese beiden Faktoren, die für die Bindung von Talenten entscheidend sind, scheinen vor dem Hintergrund des zunehmenden „War for Talents“ umso relevanter zu sein.

Wie kann man ein Labor in Richtung mehr Agilität umgestalten?

Die größte Herausforderung liegt nicht so sehr in dem zu erreichenden Ziel, sondern in der Art und Weise, wie ein Labor umgewandelt wird. Laut einer Studie von State Of Agile Survey aus dem Jahr 2018 ^[6] haben nur sehr wenige Organisationen ihre Agile-Transformation erfolgreich durchgeführt, und das aus mehreren Gründen: mangelndes Verständnis der Agile-Prinzipien, zu kurze Transformationszeit und fehlende Kontextualisierung der Praktiken. Organisationen, die ihre Agile-Transformation dank eines strukturierten, durchdachten und an ihren Kontext angepassten Vorgehens erfolgreich abgeschlossen haben, verfügen ihrerseits über einen echten Wettbewerbsvorteil sowie eine stärkere Innovationsfähigkeit.

Für eine erfolgreiche Agile-Transformation ist die „Teestrategie“ mit einem schrittweisen Ausschwärmen der Agile vom Mindset zu den Praktiken besser geeignet als ein umfassendes Transformationsprogramm, das sich als riskanter erweist.

Diese Ausweitung erfolgt zunächst durch ein Audit, um den Kontext und die gewünschten Verbesserungsachsen genau zu verstehen, und dann durch eine kontextspezifische Schulung, die von einem maßgeschneiderten Coaching begleitet wird, das auf die spezifischen Probleme des Labors abgestimmt ist.

Das Ziel besteht nicht darin, die bestehende Organisation zu verkomplizieren (wie es oft bei Umwandlungen durch Hinzufügen eines agilen „Overlays“ beobachtet wird), sondern im Gegenteil, die bestehende Organisation zu vereinfachen. So kann sich jeder Mitarbeiter auf Aufgaben mit hohem Mehrwert konzentrieren, was kurzfristig zu sichtbaren Gewinnen in Bezug auf die Einbindung und Motivation der Teams führt. Und mittelfristig verbessert das Agile Lab seine Leistung und seine Innovationsfähigkeit erheblich.

teoxane.com

KUNDENBERICHT

Die Schweizer Laboratorien TEOXANE sind führend auf dem Gebiet der ästhetischen Medizin und seit mehreren Jahren Kunden von RITME.

In diesem Zusammenhang berichtet Jimmy FAIVRE über das Coaching rund um die Agile-Methode, von dem er im Rahmen eines von RITME durchgeführten Auftrags profitiert hat, und insbesondere vom Autor dieses Artikels:

Forscher sind es gewohnt, allein zu arbeiten, aber in der Forschung gibt es einen starken Bedarf an Zusammenarbeit. In der Forschung und Entwicklung muss man gleichzeitig breit suchen und präzise sein, schnell handeln und gleichzeitig starken äußeren Zwängen unterliegen: Budget, Fristen und andere Überraschungen. Die Motivation des Teams aufrechtzuerhalten, ist eine schwierige Aufgabe. Um diese Dynamik zu schaffen, hatte ich einige Managementtrainings absolviert, aber nichts als Theorie.

Das Agile Management, das wir in dieser Schulung kennengelernt hatten, erwies sich als eine hervorragende Lösung, die sowohl konkret als auch praktisch war. Der Berater verfügte über denselben hochmodernen wissenschaftlichen Hintergrund wie unsere Teams, und schon bei den ersten Gesprächen konzentrierten wir uns auf Themen, die für unsere Anliegen spezifisch waren, und legten konkrete Maßnahmen fest. Diese Techniken ermöglichten es, die Kompetenzen jedes Einzelnen zu nutzen, bessere Synergien zu schaffen und durch die Förderung der Zusammenarbeit die Isolation zu vermeiden. Von nun an schätzen wir jeden Einzelnen, um die Motivation des gesamten Teams aufrechtzuerhalten. Mit diesen agilen Techniken kommen die Lieferungen pünktlich und die Manipulationen sind gut gemacht!

Ich kannte diesen Ansatz überhaupt nicht, aber er hat meine Art, Projekte zu betrachten, völlig verändert. Ich möchte in einigen Monaten eine zweite Schulung wiederholen, um noch mehr zu lernen.“

Jimmy FAIVRE – Manager Forschung und Innovation (TEOXANE)

Clément FLAYAC

ZOOM AUF DEN AUTOR

Clément ist Coach und Berater mit Spezialisierung auf agiles Management, u. a. für die RITME Academy. Er ist davon überzeugt, dass Agile dazu beitragen kann, dass die Bereiche Forschung und Entwicklung und Innovation immer komplexeren Herausforderungen begegnen können.

Clément, der schon immer eine Leidenschaft für die Wissenschaft hatte, promovierte in mikrobieller Ökologie an der SupAgro, wobei eine seiner Veröffentlichungen vom INRAE als „Hightligths of the year“ ausgezeichnet wurde und das Agreenium ein Label für Exzellenz verlieh. Er vervollständigte seine Ausbildung mit einem MBA an der Ionis-STM, der auf Agile Management spezialisiert ist, und einem Diplom als Agile Expert Coach.

Durch Training, Coaching und Beratung sorgt er für die Aneignung neuer Innovations- und Managementmethoden. Sein maßgeschneiderter Ansatz für jeden Kurs ermöglicht es ihm, die Praktiken und Prozesse der Forschungsteams zu kontextualisieren, um die Erfolgsquote der Projekte, die Talententwicklung und die Kreativität der Teams mit einem „Out of the Box„-Denken zu verbessern.

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Referenzen: